Avant anaba, vous gériez vos contacts sur des fichiers excel, sur votre téléphone, Outlook contacts ou encore Google contacts. Afin de centraliser tous ces contacts dans l'espace anaba de votre entreprise, vous pouvez importer ces fichiers.

Cet article vous expliquera les étapes à suivre pour un import réussi.

Avant de commencer - Exporter vos contacts sur Excel

SI vous n'avez pas encore exporter vos contacts, vous pouvez suivre les indications ci-dessous :

Iphone vers Excel
Pour exporter les contacts de votre Iphone dans un fichier excel, nous vous conseillons de suivre les étapes de cet article.

Google Contact vers Excel
Pour exporter vos Google contacts en CSV, nous vous conseillons de suivre les étapes de cet article.
Il vous suffit alors d'ouvrir le fichier avec Excel en l'important (Fichier > Importer)

Outlook Contact vers Excel
Pour exporter vos Google contacts en CSV, nous vous conseillons de suivre les étapes de cet article.
Il vous suffit alors d'ouvrir le fichier avec Excel en l'important (Fichier > Importer)

Si vous souhaitez ouvrir un fichier csv sous Excel vous pouvez suivre les instructions de cet article : Transformer un fichier csv sous Excel (éviter les caractères spéciaux) suite à un export depuis anaba

1ère étape: Préparation du fichier

Vous trouverez ci-dessous les informations à connaître pour bien préparer votre fichier:

Si vous avez besoin d'y voir plus clair – ou si vous apprenez mieux à partir d'exemples, nous vous suggérons de télécharger notre modèle pour voir à quoi devrait ressembler votre fichier et ainsi faciliter au maximum votre import.
La première ligne de votre fichier doit être l'en-tête de vos colonnes (nom prénom, emails...)
Chaque colonne de votre fichier correspondra à un champ dans anaba. Il faudra donc que les informations soient dans des colonnes distinctes. Exemple: Nom du contact en colonne A, Prénom du contact en colonne B
Nous avons créés des champs pré-définis dans anaba. Si aucun champs anaba ne correspond à une colonne de votre fichier et que vous souhaitez l'importer vous pouvez si vous le souhaitez ajouter des champs personnalisés. Exemple: email perso, SIRET/SIREN, famille, sous-famille... Pour créer des champs personnalisés je vous invite à suivre cet article.
Les contacts personnes de votre fichier n'ayant pas de nom et/ou prénom ne seront pas importés dans anaba
S'il existe plusieurs lignes dans votre fichier avec le même nom et prénom du contact mais avec des adresses emails différentes, 2 contacts seront créés dans anaba.
Pour éviter des problèmes de caractères comme les lettres avec accent, nous vous conseillons d'utiliser un fichier excel au format .xls ou .xlsx plutôt que csv.
Les tags devront être séparés par des virgules (exemple : architecte, avocats)

Exemples de formules Excel qui pourront vous aider :

Pour rassembler plusieurs informations de plusieurs colonnes dans une seule colonne (exemple : vous souhaitez rassembler plusieurs informations dans une nouvelle colonne "mémo") : CONCATENER
Pour séparer plusieurs informations d'une cellule (exemple le nom et prénom sont renseignés dans une seule colonne et vous souhaitez les renseigner dans 2 colonnes distinctes) : FRACTIONNER

⚠️ Lorsque vous effectuez des formules sur Excel, ne pas oublier de transformer la colonne en valeurs.

Si vous avez des questions sur la préparation de votre fichier, n'hésitez pas à nous contacter sur le chat ou nous transmettre votre fichier sur hello@anaba.fr

2ème étape: Importer votre fichier dans anaba

Une fois votre fichier prêt, vous pouvez l'importer dans anaba.

ℹ️ Seuls les administrateurs peuvent effectuer des imports de fichiers

Rendez-vous dans votre espace anaba en ligne
Pour accéder à l'import il vous suffit de cliquer sur le bouton violet "+"et cliquer sur "Importer plusieurs contacts"
Cliquer sur le bouton "+" et sélectionner votre fichier à importer puis aller à l'étape suivante




Faire correspondre les champs de votre fichier avec les champs d'anaba. Dans un premier temps avec les champs liés à la personne puis avec les champs liés à l'entreprise.

Vous devez lier les champs anaba (écrit en violet) avec la colonne correspondante de vote fichier (à sélectionner dans la liste déroulante.) Les 2 premiers résultats contenus dans les colonnes fichier s'affichent juste en dessous. Cela vous permet de vérifier que les champs sont correctement liés. Si votre fichier ne contient pas de valeur correspondant à un champ anaba, sélectionnez "Mon fichier ne contient pas de données pour ce champs" ou laissez le vide.

Les entêtes des colonnes du fichier que vous importez, peuvent être différents des noms des champs sur anaba. Exemple: Votre fichier comprend une colonne "fonction" alors que le champ anaba correspondant est "Poste". Il vous suffira de sélectionner la bonne colonne correspondante au champ anaba.

Si vous choisissez d'utiliser notre modèle, les champs seront automatiquement lies avec les champs anaba correspondant. C'est magique vous n'aurez rien à faire !

Lorsque vous avez fait correspondre l'ensemble des champs d'anaba avec les colonnes de votre fichier vous pouvez passer à l'étape suivante.

Cette étape permet de savoir ce que vous souhaitez que nous fassions si jamais vous importez des données qui sont déjà présentes dans votre espace anaba. Mais aussi comment traiter les doublons dans votre fichier.



Une fois vos paramètres choisis, vous pouvez aller à l'étape suivante et lancer l’import de vos données dans anaba en cliquant sur démarrer

Après quelques minutes (en fonction de la taille de votre fichier) vos contacts apparaîtront dans votre espace anaba. 🎉

Mis à jour le : 11/01/2023